Blick hinter die Kulissen: Was ein Event-DJ wirklich leistet

Von der Anfrage bis zum Tag danach – Die unsichtbare Arbeit

Gäste sehen mich am Mischpult. Musik läuft, Tanzfläche ist voll, alle tanzen. Was sie nicht sehen: Die Arbeit hat Wochen vorher angefangen und endet erst Tage später.

Was die meisten nicht wissen

Typische Annahme: DJ kommt, bringt Musik mit, legt auf, fertig.
Die Realität? Für 8 Stunden Event stecken 25 bis 30 Stunden Gesamtarbeit dahinter.

Warum weiß das kaum jemand? Weil 70% der Arbeit unsichtbar bleiben.

Die Anfrage

Anfrage kommt rein - Mail, Anruf oder Kontaktformular. Klingt simpel. Dauert länger als gedacht.

Was ich checken muss:

• Termin frei?
• Anfahrt machbar? (über 150km wird's aufwendig)
• Wie viele Gäste? (50 Leute brauchen andere Technik als 250)
• Was für Event? (Hochzeit läuft anders als Firmenfeier)
• Budget realistisch?

Zeitaufwand: 15 bis 30 Minuten

Das Vorgespräch

Telefonisch oder per Teams/Skype. Dauert je nach Kunde 15-60 Minuten.

Was wir besprechen:

• Musikgeschmack (Charts? 80er? Schlager? No-Gos?)
• Ablauf des Abends (Essen wann? Party ab wann?)
• Location (Strom? Aufbau wo? Akustik?)
• Licht gewünscht?
• Moderation oder nur Musik?
• Programmpunkte (Torte? Spiele? Reden?)
• Besondere Wünsche

Manche Kunden wissen schon genau was sie wollen - 15 Minuten reichen. Andere brauchen mehr Beratung - dann wird's länger.

Zeitaufwand: 15 bis 60 Minuten

Angebot schreiben

Individuelles Angebot erstellen. Kein Standard-Text. Zugeschnitten auf die Kundenwünsche.

Was reingehört:

• DJ-Leistung mit Stunden (meist 6-10 Stunden)
• Technik (Sound + Licht - was wird gebraucht?)
• Anfahrt (ab 30km Extra-Kosten)
• Extras (Ambientebeleuchtung, Funkmikros, etc.)
• Fixpreis. Keine versteckten Kosten.

Zeitaufwand: 30 bis 60 Minuten

Das Detailformular - Die unterschätzte Planungsphase

Nach der Buchung geht's erst richtig los. Ich schicke jedem Kunden einen persönlichen Link zu einem Online-Formular.

Was da alles abgefragt wird:

• Locations (Trauung, Empfang, Party - alles getrennt)
• Zeiten (Trauung wann? Dinner wann? Party-Start?)
• Ansprechpartner (Wedding Planner, Location-Manager, Trauzeugen)
• Musikwünsche nach Genres (14 verschiedene Kategorien)
• Top 10 Songs die MÜSSEN gespielt werden
• Absolute No-Gos
• Spotify-/YouTube-Playlists (als Orientierung)
• Spezielle Momente (Hochzeitstanz-Song, Einzug der Braut, etc.)
• Programmpunkte mit Uhrzeiten (Torte, Spiele, Reden)
• Internationale Gäste (brauchen wir griechische, türkische, italienische Musik?)

Das Formular hat über 50 Felder. Warum so ausführlich?

Je mehr ich vorher weiß, desto besser kann ich planen.

Der Kunde kann bis 4 Wochen vor dem Event alles bearbeiten. Speichert automatisch. Kein Stress. In Ruhe ausfüllen, über Wochen verteilt.

Location-Check

Eine Woche vorher: Finale Vorbereitung. Bei unbekannten Locations fahre ich oft vorher hin.

Was ich checke:

• Wo baue ich auf? (Ecke? Mitte? Bühne?)
• Wie viele Steckdosen? Welche Absicherung? (16A reicht oft nicht)
• Raumakustik (Hohe Decken? Teppich? Hallt es?)
• Wo parke ich zum Be- und Entaden?

Spart am Event-Tag massiv Stress. Ich weiß schon vorher: Passt.

Zeitaufwand: 1 bis 2 Stunden (plus Fahrtzeit)

Technik-Check zu Hause

Die Woche vor dem Event wird's ernst. Komplette Technik durchgehen.

Meine Checkliste:

• Jedes Kabel einzeln testen (eins ist immer kaputt)
• Soundsystem komplett anschließen und durchhören
• Lichtanlage durchgehen (alle LED-Scanner? Alle LED-Bars?)
• Backup-Equipment checken (Ersatzkabel, zweites Mikro, Reserve-USB)
• Mischpult und Player updaten
• Alle Musikwünsche kaufen (Spotify reicht nicht - was wenn kein Internet?)
• Playlists sortieren nach Event-Phasen (Dinner, Party-Start, Prime Time, Ausklang)

Zeitaufwand: 3 bis 4 Stunden

Transport und Laden

Event-Tag. Los geht's.

Was ins Auto muss:

• Lautsprecher (2 Stück, je 15-22kg je nach Modell)
• Subwoofer (1 Stück à 30kg, manchmal sogar 3 davon)
• Mischpult
• 2x Denon SC6000 Player (je 8kg)
• DJ-Pult Accu-Stand Pro Event Table II (ca. 18kg)
• Lichttechnik (LED-Scanner, LED-Bars, Nebelmaschine - zusammen 40kg)
• Lichttraverse (7kg)
• Kabelkisten (1-2 Stück, je 10kg)
• Stative und Halterungen (20kg)
• Backup-Equipment (10kg)

Gesamtgewicht: Über 200kg Technik. Mit 3 Subwoofern wird's noch schwerer.

Auto einladen: 30 bis 45 Minuten

Zwei Anfahrten? Bei großen Hochzeiten oder komplizierten Locations fahre ich zweimal.

Vorabaufbau (Tag vorher oder Event-Morgen):

• Komplette Technik aufbauen
• Soundcheck machen
• Licht programmieren
• Kabel verlegen und abkleben (Stolperfallen!)

Vorteil: Wenn die Gäste kommen, läuft schon alles. Ich bin entspannt. Kann mich aufs Wesentliche konzentrieren.

Zeitaufwand bei zwei Anfahrten: +3 Stunden

Aufbau vor Ort

Aufbau-Routine:

• Technik reintragen: 20-30 Minuten (mehrere Gänge)
• Lautsprecher aufstellen und ausrichten: 20 Minuten
• Verkabeln (Strom, Audio, Licht): 30 Minuten
• Mischpult und Player aufbauen: 20 Minuten
• Lichttechnik montieren und programmieren: 30 Minuten
• Soundcheck: 10-20 Minuten
• Feintuning (Lautstärke, Bassabstimmung, Licht-Effekte): 15 Minuten

Gesamtdauer: 1,5 bis 3 Stunden

Der Event-Tag - Showtime

6 bis 10 Stunden vor Ort. Das sehen die Gäste.

Sektempfang und Dinner (2 bsi 3 Stunden, wenn gebucht)

• Dezente Hintergrundmusik (Jazz, Lounge, Piano - je nach Wunsch)
• Lautstärke ständig anpassen (Gespräche müssen möglich sein)
• Mikrofon bereitstellen für Reden
• Ambientebeleuchtung läuft
• Auf Zeichen vom Veranstalter achten
  
  

Die Party (4 bis 7 Stunden) Jetzt wird's ernst. Das ist der Job.

Was ich die ganze Zeit mache:

• Tanzfläche beobachten (Voll? Leerer werdend? Falsches Genre?)
• Musikwünsche spontan einbauen (10-20% nicht geplant)
• Generationen verbinden (Oma tanzt zu ABBA, Enkel zu Tate McRae)
• Programmpunkte moderieren (Torte, BrautstraußWurf, Spiele)
• Stimmung lesen und Musik anpassen (Zu schnell? Zu langsam?)

6 bis 10 Stunden durchgehend konzentriert. Keine Pause. Kein "mal kurz rausgehen".

Abbau - Die unterschätzte Schicht

Letzter Song ist durch. Gäste gehen nach Hause oder feiern noch. Für mich fängt die zweite Schicht an.

Abbau-Routine:

• Technik vorsichtig abbauen: 30-45 Minuten
• Kabel aufrollen und sortieren: 20 Minuten
• Alles in Kisten & Taschen packen: 15-30 Minuten
• Nichts vergessen (Checkliste!)
• Auto beladen: 20-30 Minuten

Zu dem Zeitpunkt bin ich 10 bis 12 Stunden im Einsatz. Müde. Konzentration lässt nach. Trotzdem: Ordentlich arbeiten. Sonst ist beim nächsten Event das Chaos perfekt.

Heimfahrt Oft erst zwischen 3 & 5 Uhr nachts. Mit vollem Auto. Nach 12 Stunden Arbeit. Fahrt nach Hause.

Zeitaufwand Abbau + Rückfahrt: 2 bis 4 Stunden

Tag danach - Equipment-Check

Was viele nicht ahnen: Nach dem Event kommt Nachbereitung.

Equipment ausladen und prüfen:

• Komplette Technik aus Auto räumen: 30 Minuten
• Jedes Gerät auf Schäden checken: 30 Minuten
• Alle Kabel durchgehen (eins ist garantiert kaputt): 20 Minuten
• Dreckige Sachen reinigen: 15 Minuten
• Defektes notieren, Ersatz bestellen: 10 Minuten

Technik für nächstes Event vorbereiten.

Erst dann ist das Event wirklich abgeschlossen.

Die 5 größten Irrtümer

"DJ kommt kurz vorher und legt dann auf"
Falsch. Auf- und Abbau dauern 2 bis 4 Stunden. Oft fahre ich sogar am Tag vorher oder am Morgen des Eventtages in die Lokation.

"Musik ist auf Spotify, reicht doch"
Spotify braucht Internet. Fällt aus? Chaos. Außerdem: Aussetzer, Songs plötzlich weg.

"Nach dem Event ist Feierabend"
Abbau dauert genauso lang wie Aufbau. Plus Heimfahrt nachts.

"Das Formular ausfüllen dauert 10 Minuten"
Paare brauchen oft 1 bis 2 Stunden dafür. Und ich 5 bis 8 Stunden zum Bearbeiten.

"DJs arbeiten nur am Wochenende"
Jedes Wochenend-Event bedeutet 20 bis 30 Stunden Vorbereitung unter der Woche.

Ein Event-DJ zu sein bedeutet mehr als Musik auflegen. Es ist:

• Techniker (Verkabelung, Soundcheck, Licht programmieren)
• Berater (Musikgeschmack analysieren, Ablauf planen)
• Entertainer (Stimmung lesen, Programm moderieren)
• Organisator (50 Formularfelder koordinieren)
• Schlepper (200kg Technik bewegen)

Die unsichtbaren 18 bis 26 Stunden Arbeit machen den Unterschied. Zwischen einer Party und einer Party, die alle in Erinnerung behalten.

Die goldene Regel: Ihr bucht keinen DJ für 8 Stunden Musik. Ihr bucht jemanden, der sich 30 Stunden mit eurem Event beschäftigt. Und 200kg Technik schleppt. Und um 3 Uhr nachts noch im Dunklen alles abbaut.